Législation des cartes carburants en Belgique

Parmi les différents avantages octroyés aux employés pour assurer leur motivation, il en est un qui acquiert un succès grandissant : la carte carburant. Tout comme les autres avantages extra-légaux, la carte carburant peut profiter d’un traitement fiscal et social particulier, selon certaines conditions. Dans cet article, nous développerons le régime fiscal appliqué à la carte carburant, selon les situations.

Quelles sont les règles fiscales appliquées à la carte carburant ?

Le régime fiscal dans le chef du travailleur

Une distinction est faite concernant le régime fiscal appliqué à une carte carburant selon que le travailleur utilise son véhicule personnel ou un véhicule de société.

Le travailleur utilise son propre véhicule

a. La carte carburant sert à des fins privées :

Dans le cas où un travailleur utilise une carte carburant pour des trajets privés (strictement privés ou déplacement domicile-lieu de travail) avec son propre véhicule, la carte est considérée comme un avantage de toute nature imposable. Il est compté pour la valeur réelle des frais de carburant, c’est-à-dire qu’il est égal au coût des frais de carburant afférant à ces trajets.

b. La carte carburant sert à des fins professionnelles :

Dans le cas où le travailleur utilise la carte carburant pour régler la consommation de carburant de son véhicule lors de trajets professionnels, l’utilisation de cette carte n’est pas considérée comme une forme de rémunération imposable.

Le travailleur utilise un véhicule de société

a. La carte carburant sert à des fins privées :

Dans le cas où le travailleur bénéficie à la fois d’un véhicule de société et d’une carte carburant pour ses usages privés, la consommation de carburant (et donc la carte) est déjà comprise dans le montant de l’avantage imposable du véhicule de société.

b. La carte carburant sert à des fins professionnelles :

Dans le cas où le travailleur utilise la carte carburant pour ses déplacements professionnels avec un véhicule de société, elle ne constitue aucun avantage imposable pour le travailleur.

ÉTAPE SUIVANTE

Le régime fiscal dans le chef de l’employeur

En ce qui concerne le régime fiscal appliqué à l’employeur pour l’utilisation d’une carte carburant par son employé, le traitement est le même, qu’il s’agisse d’un véhicule personnel ou un véhicule de société. Seul le type de déplacements a une influence.

a. La carte carburant sert à des fins privées :

Dans le cas où le travailleur utilise la carte carburant pour des déplacements privés, les frais relatifs à cette utilisation sont déductibles pour l’employeur, au même titre qu’une rémunération. Pour bénéficier de cette déduction, l’avantage de toute nature doit être obligatoirement mentionné sur la fiche fiscale 281.10 et sur le relevé récapitulatif correspondant.

b. La carte carburant sert à des fins professionnelles :

Dans le cas où le travailleur utilise la carte carburant pour des déplacements professionnels, il s’agit de frais propres à l’employeur. Dès lors, ils sont déductibles au titre de frais professionnels.

Quelles sont les règles sociales appliquées à la carte carburant ?

La relation employeur-employés n’est possible que grâce à la rémunération qui est octroyée en contrepartie d’un travail fourni. En parallèle à la rémunération classique (le salaire brut), l’entreprise peut également attribuer des avantages dits extra-légaux (chèques repas, assurance vie, prime d’ancienneté,…). Cela signifie qu’ils bénéficient d’un traitement social et fiscal particulier. Quelles sont dès lors les règles sociales qui encadrent l’octroi d’une carte carburant ? Ces règles dépendent de 2 facteurs : le véhicule utilisé et l’usage qui en est fait.

L’employé utilise la carte carburant pour son véhicule personnel

La carte carburant n’est pas obligatoirement liée à un véhicule de société. Elle peut également être octroyée à l’employé pour son véhicule personnel. Dans ce cas, 3 situations sont possibles :

• La carte carburant est utilisée pour les déplacements du domicile au lieu de travail

Octroyer une carte essence pour les déplacements du domicile au lieu de travail revient à un remboursement des frais de déplacement. Seules les modalités changent : l’employé ne doit pas avancer l’argent. L’employeur paie directement les frais via la carte.

Dès lors, l’usage gratuit de la carte carburant n’est pas, en principe, soumis au calcul des cotisations de sécurité sociale. Les frais excédant le coût réel de ces déplacements domicile-travail ne sont naturellement pas pris en compte.

• La carte carburant est utilisée pour les déplacements strictement privés

Étant donné que l’employé bénéficie gratuitement d’une carte carburant pour ses déplacements privés (week-end, vacances, jours fériés,…), cet avantage est soumis aux retenues de sécurité sociale.

• La carte carburant est utilisée pour les déplacements strictement professionnels

Ce type d’utilisation de la carte carburant dans le cadre professionnel (rendez-vous commerciaux, livraisons,…) ne fait pas l’objet de cotisations de sécurité sociale.

L’employé utilise la carte carburant pour un véhicule de société

Dans le cas où l’employeur octroie une carte carburant à un employé pour l’usage d’un véhicule de société, 2 cas de figure sont à distinguer :

• L’utilisation pour les déplacements domicile-travail et les déplacements strictement privés

L’utilisation gratuite d’un véhicule de société et d’une carte carburant par l’employé pour des usages privés ne fait pas l’objet de retenues des cotisations personnelles et patronales ordinaires de sécurité sociale.

Par contre, une cotisation de solidarité, « cotisation CO² », est à la charge de l’employeur.

• L’utilisation pour les déplacements professionnels

Si l’employé utilise un véhicule de société et une carte carburant uniquement pour des déplacements professionnels, l’employeur ne fait pas l’objet d’une cotisation de solidarité appelée « cotisation CO² ».