Carte carburant : avantages, prix, distributeurs, législation

Une carte carburant constitue un avantage en nature pour l’employé. Celle-ci s’accompagne d’avantages pratiques, sociaux et fiscaux. C’est important de choisir une carte qui convienne aux besoins de votre entreprise mais également qu’elle rencontre ceux de vos travailleurs. Il importe de faire le bon choix ! Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les cartes carburant et sur leurs distributeurs ainsi que sur les différents types de cartes qui existent.

Qu’est-ce qu’une carte carburant ?

Une carte carburant est un moyen de paiement qui se présente sous la forme d’une carte de débit ou de crédit. En effet, elle vous permet de payer votre essence, votre diesel ou encore d’autres types de fuel en stations-essence. Elle remplace en fait, votre carte Maestro ou cash.

Plus précisément, il vous suffit de payer votre plein d’essence avec la carte carburant et le montant sera ensuite débité sur le compte auquel cette carte est liée.

Les cartes essence sont généralement utilisées comme avantage en nature dans les entreprises. Les employés peuvent bénéficier d’une carte carburant dans leur package salarial. Ainsi, le compte auquel la carte essence est relié est souvent celui de l’entreprise en question dont les factures sont alors envoyées au propriétaire du compte, à savoir l’entreprise. Ceci implique que les employés ne “payent” pas le carburant de leur voiture.

Il est également possible que les cartes carburant autorisent le paiement de l’entretien des véhicules, péages, parkings, ainsi que d’autres dépenses et frais. Il faut par contre que cela ait été décidé au préalable entre l’utilisateur et le propriétaire du compte.

Finalement, ces cartes offrent également un suivi rigoureux en termes de consommation de carburant et de facturation. Sur votre demande, des rapports en temps réel peuvent vous être envoyés. Cela vous permet de mesurer vos dépenses et de rester informé sur votre consommation globale, moyenne, etc. De l’autre coté, l’entreprise peut également consulter les frais d’essence de ses employés et prendre les mesures nécessaires en connaissance de cause en cas de surconsommation.

Comment bien choisir sa carte carburant ?

Les critères intéressants pour bien choisir sa carte carburant sont les suivants. Premièrement, faites attention à la fourchette de prix du carburant pratiquée par votre enseigne. Il ne serait en effet pas optimal ni raisonnable que vos employés paient les prix les plus élevés du marché. Notre conseil : procédez à une petite étude de marché afin de comparer les prix de la concurrence.

Certaines enseignes proposent aux professionnels des réductions ou des systèmes de remises fidélité. En règle générale, il ne s’agit que de quelques centimes par litre, mais selon la taille de votre flotte et la consommation mensuelle de l’entreprise, cela peut représenter une certaine somme économisée en fin d’année ! 

Le deuxième critère important est le délai d’encaissement et de facturation. Dans le cas où vous êtes préoccupé par le coût que les dépenses en carburant vont représenter, optez pour un fournisseur prélevant le montant tous les quinze jours (facture bimensuelle) et qui vous propose également un logiciel de suivi. À l’inverse, vous pouvez vous tourner vers une facturation mensuelle si cela vous convient mieux.

Pour finir, considérez la zone géographique sur laquelle votre activité est déployée. Certaines marques sont restreintes au territoire belge, d’autres à la zone Benelux et d’autres encore sont ouvertes à toute l’Europe, voire à l’international pour certaines.

Prenez également en compte les autres options telles que le dépannage gratuit 24h/24h, le paiement de péages, etc.

Indépendants, PME, multinationales : qui a droit à une carte carburant ? 

Il est vrai que les besoins d’un indépendant et d’une petite entreprise ne sont pas les mêmes que ceux d’une multinationale. Dans le cas d’une petite entreprise, faites attention à évaluer correctement la zone géographique dans laquelle opère votre activité. Dans le cas où celle-ci est réduite, envisagez davantage une carte monomarque.

En revanche, une multinationale a un nombre de collaborateurs largement plus élevé, un budget plus important et surtout un pouvoir de négociation supérieur. Dès lors, prenez en compte tous les éléments afin de prendre la meilleure décision.

De plus, évaluez le type de conducteur également. En effet, les besoins en termes de carburant ne seront pas les mêmes pour un conducteur de camion qu’un conducteur d’un véhicule automobile standard. L’employé conduisant une voiture pourra utiliser son véhicule pour ses déplacements personnels alors qu’un conducteur de camion n’ira pas faire ses courses avec celui-ci.

Quelle carte carburant choisir : 5 critères de base à prendre en compte !

L’intérêt de la concurrence entre fournisseurs de cartes essence en Belgique

Le développement des distributeurs de cartes carburant permet une diversification des offres et donc une meilleure adaptation aux besoins des entreprises. Ainsi, une entreprise dont le personnel itinérant couvre tout le pays se tournera plus facilement vers les grands distributeurs. Au contraire, une entreprise régionale pourra profiter d’un plus petit fournisseur, concentré sur sa région.

Il en va de même pour les prix proposés. La disparité entre les différents fournisseurs peut parfois être très grande. Il est donc essentiel de comparer le prix de la carte carburant, les réductions offertes sur le prix des carburants en eux-mêmes mais également les autres services éventuellement associés comme les réparations, les péages, les cours d’éco-conduite ou encore les produits d’entretien.

Encore en pleine croissance, le marché risque de rencontrer de nouveaux concurrents et de nouvelles offres de plus en plus alléchantes pour les entreprises.

Les différents types de carte carburant

Il existe différents types de cartes carburant auxquels vous pouvez souscrire : 

Carte multimarque

Les cartes multimarques sont fortement utilisées. Elles viennent avec des avantages intéressants comme un réseau de stations-service important. En effet, vous pourrez effectuer un ravitaillement dans près de 2.600 pompes à essence différentes dans tout l’espace BENELUX. Trouver une station près de vous devient alors beaucoup plus simple.

De plus, vous recevrez le meilleur service possible. Puisque les stations-essence sont en compétition les unes avec les autres, elles se doivent d’égaliser la qualité ainsi que les services offerts pour garder leur place sur le marché. Cette recherche d’offrir autant voire plus à ses clients implique qu’elles optimisent toujours plus leur offre pour séduire et fidéliser la clientèle.

Il s’agit de pouvoir vous rendre n’importe où, en toute sérennité, et sans vous faire perdre de temps : plus besoin de chercher où est la station-service la plus proche à laquelle vous êtes tenu de vous rendre. Aussi, fini de tomber en panne, la pompe la plus proche sera la vôtre ! 

Finalement, vous bénéficierez de prix bas constants renouvelés de manière hebdomadaire.

Carte hybride

Les cartes carburant hybrides vous permettent d’une part de faire un plein d’essence classique, mais vous donnent également accès aux bornes électriques pour recharger vos véhicules (électriques ou hybrides).

1.850 stations services en Belgique

3.500 partenaires dans le Benelux

10.000 endroits possibles de recharger votre voiture dans le Benelux

Carte prépayée

Comme son nom l’indique, le principe d’une carte carburant prépayée est de mettre, à l’avance, un montant prédéfini sur la carte. Il s’agira en fait de la recharger une fois que le montant est épuisé.

De cette manière, en tant qu’employeur et chef d’entreprise, ça vous permet non seulement de garder le contrôle sur la consommation de carburant de vos collaborateurs et employés, mais ça vous donne également plus de contrôle sur ce que représentent ces coûts. En effet, cette dépense, qui peut s’avérer variable, se voit devenir davantage fixe et prévisible.

A l’activation de la carte, vous devrez charger un montant généralement compris entre 15 € et 250 €. Elle sera valable 1 an. Par ailleurs, elle est le plus souvent gratuite et sans frais au départ.

Carte Europe

Une carte Europe est simplement une carte qui vous autorise à faire vos pleins d’essence partout en Europe. Grâce à celle-ci, vous augmenterez la productivité de vos employés et faciliterez la gestion de cet aspect pour tous. Parmi d’autres, Lukoil, Shell et les stations Total sont trois grands fournisseurs en carburant présents partout en Europe.

Combien coûte une carte carburant ?

Le prix d’une carte carburant va dépendre des marques et des distributeurs. L’offre varie également en fonction du nombre de cartes commandées, de la taille de votre flotte, ainsi que des options souscrites. 

Il y a ainsi différents coûts à prendre en compte : 

• les frais uniques, comme les frais d’adhésion pour l’obtention d’une carte (beaucoup sont gratuites, mais il en existe des payantes), 
• les frais fixes, à savoir les redevances mensuelles ou annuelles (quand il y en a), ou encore les frais de facturation,
• et enfin, les frais variables, qui dépendent de votre consommation et de vos options (frais de carburant ou de recharges électriques, frais de parkings, péages…). Ce sont ces frais qui sont détaillés dans vos factures. 

Bien qu’un prix précis ne peut être déterminé qu’au cas par cas, voici une idée de ce qui est pratiqué sur le marché.

15€ de frais d’ouverture / d’activation (si payant)

1 € à 5 €/mois par carte (HTVA) (si payante)

Néanmoins, d’autres coûts peuvent s’ajouter si vous décidez d’offrir à vos employés des options et services supplémentaires. Voici une courte liste de ce à quoi il est possible de souscrire également : 

• Service de nettoyage
• Extension territoriale (Europe, Benelux)
• Suivi de la consommation du carburant
• Application mobile et géolocalisation des pompes à essence
• Facturation papier. La facturation électronique est souvent comprise d’emblée et gratuite. Recevoir une facture unique papier est possible moyennant des frais mensuels de plus ou moins 2€ HTVA

Shell, Total, Q8, Esso, Lukoil, DKV… Quels sont les distributeurs de cartes carburant en Belgique ?

L’offre en termes de distributeurs de carburant est large.

Comment fonctionne une carte essence en Belgique ?

Comme vous aurez pu le comprendre, la carte essence est un moyen de paiement mis à disposition des employés d’une entreprise pour faire le plein de carburant. L’utilisateur de la carte possèdera un code PIN, comme pour une carte bancaire classique.

Chacune des cartes carburant est assimilée à son véhicule ou à son détenteur. De la même manière, il faudra renseigner et programmer la carte pour un certain type de carburant. De plus, il est possible qu’au moment du paiement, on demande au travailleur de donner son numéro de plaque. Certaines cartes demanderont également de fournir le kilométrage du véhicule.

Certaines options permettent de contrôler la consommation des employés sur les véhicules de service en interdisant le paiement avec la carte dans des intervalles de temps trop rapprochés ou bien effectués en dehors des heures de travail ou encore dans une certaine zone géographique.

Avec toutes ces petites astuces, il ne sera pas possible pour vos employés de vous tromper. Elles sont faciles à utiliser et profitables à tous. L’employeur peut également récupérer rapidement et simplement la TVA étant donné qu’il n’y a plus besoin d’imprimer les tickets de paiement.

Comment obtenir des cartes carburant ?

Premièrement, pour commander votre carte carburant, il s’agit de s’adresser aux différentes grandes enseignes existantes. Il est important que vous sachiez exactement quels sont vos besoins lorsque vous les contacterez, par exemple en termes de zone géographique, de délai et de modalité de facturation, etc. C’est important car c’est grâce à ces informations-là que les fournisseurs seront capables de vous faire une offre répondant précisément à vos attentes.

Ensuite, ils vous demanderont certainement de renseigner quelques informations vous concernant et concernant votre entreprise. Voici une première liste des informations à donner qui pourra vous faire gagner du temps.

Les informations générales

• Nom de la société.
• Votre prénom et nom.
• Votre numéro de téléphone et adresse email.
• L’adresse postale de référence.
• Le numéro de TVA de votre entreprise.
• Le nombre de cartes carburant souhaitées.
• Une estimation en litres de votre consommation mensuelle de carburant.

Les informations relatives à chaque véhicule

• La marque et le modèle du véhicule.
• L’immatriculation.
• Le kilométrage de chaque voiture/camion
• Un code secret différent pour votre flotte que vous pourrez choisir. Autrement dit, avec la carte, vous recevrez un code PIN confidentiel qui vous permettra d’effectuer des achats de carburants ou autres.

Les informations de paiement

En ce qui concerne les informations de paiement, le fait de posséder une carte carburant vous donnera les renseignements suivants :

• Premièrement, le mode de paiement choisi, à savoir, soit un retrait automatique ou un paiement en station.
• Si vous le souhaitez, le relevé de vos données kilométriques peuvent apparaître sur vos factures.
• De la même manière, le type de carburant, la station à laquelle l’usager s’est arrêter, la quantité servie de carburant, etc. peuvent également vous être retranscrits sur vos factures.

Quels sont les avantages de la carte carburant ?

Les premiers bénéficiaires de la carte essence sont les employés. Ainsi, leurs principaux avantages sont :

• Pratique et facile. Ils peuvent utiliser leur carte parfois dans plusieurs stations-essence.
• Les conducteurs ne doivent plus se soucier d’avancer l’argent pour leur carburant. Fini de rentrer des notes de frais ainsi que la gestion administrative qui les accompagne.
• De nombreux autres services accompagnent ces cartes tels que l’entretien et le nettoyage du véhicule.

Bien que l’usager de la carte carburant soit l’employé, celle-ci bénéficie également à l’employeur. Ainsi l’employeur jouit des avantages suivants :

• La carte vous permet de réduire les coûts de votre entreprise. Pour des raisons de fidélité et de souscription, certaines réductions vous seront attribuées.
• Vous avez le contrôle total sur les dépenses de votre entreprise à ce niveau-là. Un plafond de dépenses, un nombre limité d’utilisation, une limite géographique sont, entre autres, des moyens efficaces pour contrôler la consommation de carburant de vos employés.
• Dites au-revoir à la gestion des notes de frais et des avances ! Cet aspect administratif est simplifié puisqu’avec les cartes carburants sont envoyés des rapports complets de consommation de votre parc automobile. Il n’y a plus qu’à transmettre directement vos factures au service comptabilité de votre entreprise. 
• Ce sont des cartes de même type que des cartes de banques classiques. L’utilisation des cartes est sécurisée par un code PIN et d’autres dispositifs anti-fraude.

Véhicule personnel ou professionnel : quelles législations sociales et fiscales sont applicables ?

La carte carburant est régie par des lois sociales mais également des lois fiscales qui permettent à l’employeur et à l’employé de faire des économies.

Règles sociales applicables aux cartes carburant 

Les règles sociales qui gouvernent l’utilisation de la carte carburant sont applicables dans deux cas : quand un employé utilise son véhicule personnel ou quand il s’agit d’une voiture de société. Les règles vont dépendre des types de déplacements, selon s’ils sont personnels, professionnels, ou entre les deux (déplacements entre le domicile et le lieu de travail). 

Voici un tableau récapitulatif des règles applicables en fonction des différents cas de figure : 

Type de déplacements	Véhicule personnel	Véhicule professionnel (de société)
Déplacements du domicile au lieu de travail	Règle des remboursements de notes de frais (ici, de déplacement) qui s’appliquent, sauf que dans le cas des cartes carburant, l’employé n’a pas à avancer les frais, mais paie directement avec une carte liée au compte de l’entreprise.  Dans ce cas, l’usage de la carte n’est pas assujetti au calcul des cotisations de sécurité sociale.	L’utilisation (gratuite) du véhicule de société et de la carte carburant n’est pas assujettie aux cotisations de sécurité sociale. La cotisation CO2 (cotisation de solidarité) doit être payée par l’employeur.
Déplacements strictement privés	Dans le cas de déplacements privés, l’usage de la carte est soumis aux cotisations de sécurité sociale étant donné que l’employé l’utilise uniquement pour ses déplacements personnels.	Mêmes règles que pour les déplacements domicile-travail.
Déplacements strictement professionnels	Pour une utilisation professionnelle, la carte carburant ne fait pas l’objet du calcul des cotisations de sécurité sociale.	Dans ce cas, il n’y pas de retenue de cotisation sociale, et l’employeur n’a pas à payer la cotisation CO2 de solidarité.

Règles fiscales applicables aux cartes carburant 

Différentes lois fiscales sont applicables tant à l’employeur qu’à l’employé.

Règles fiscales en tant qu’employé

Si un employé utilise une carte carburant pour son propre véhicule, alors il existe deux cas de figures potentiels, selon s’il effectue des déplacements à des fins privées ou professionnelles. Cette distinction est également faite dans le cas où il utilise un véhicule de société.

Voici un tableau récapitulatif des différents cas de figures et des règles fiscales qui s’appliquent : 

Type d’utilisation	Véhicule personnel	Véhicule professionnel (de société)
Utilisation à des fins privées (y compris les trajets domicile-travail)	La carte est considérée comme un avantage de toute nature, et donc tout à fait imposable. Est ainsi imposée la valeur réelle de ces frais de carburant.	La carte carburant est considérée dans le montant de l’avantage imposable de la voiture de société.
Utilisation à des fins professionnelles	L’utilisation de la carte carburant pour des déplacements professionnels n’est pas imposable.	La carte n’est pas considérée comme un avantage imposable pour l’employé.

Règles fiscales en tant qu’employeur 

En tant qu’employeur, le régime fiscal est le même qu’il dispose d’une véhicule personnel ou de travail. Le type de déplacement en revanche importe.

Carte carburant à des fins privées	Carte carburant à des fins professionnelles
Les frais de déplacement sont déductibles à l’égal d’une rémunération. Cet avantage de toute nature doit obligatoirement être déclaré.	Dans ce cas de figure, les frais sont propres à l’employeur et sont déductibles au titre de frais professionnels.

Vous souhaitez en savoir plus sur la législation et la fiscalité des cartes carburant en Belgique ? Consultez notre article dédié ! 

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