Carte carburant : Avantages, Prix, Distributeurs, Législation

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Une carte carburant constitue un avantage en nature pour l’employé. Celle-ci s’accompagne d’avantages pratiques, sociaux et fiscaux. C’est important de choisir une carte qui convienne aux besoins de votre entreprise mais également qu’elle rencontre ceux de vos travailleurs. Il importe de faire le bon choix! Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les cartes carburant et sur leurs distributeurs ainsi que sur les différents types de cartes qui existent.

Qu’est-ce qu’une carte carburant ?

Une carte carburant est un moyen de paiement. En effet, elle vous permet de payer votre essence, votre diesel ou encore d’autres types de fuel en stations-essence. Elle remplace en fait, votre carte Maestro ou cash.

Plus précisément, il vous suffit de payer votre plein d’essence avec la carte carburant et le montant sera ensuite débité sur le compte auquel cette carte est liée.

Les cartes essences sont généralement utilisées comme avantage en nature dans les entreprises. Les employés peuvent bénéficier d’une carte carburant dans leur package salarial. Ainsi, le compte auquel la carte essence est relié est souvent celui de l’entreprise en question dont les factures sont alors envoyées au propriétaire du compte, à savoir l’entreprise. Ceci implique que les employés ne “payent” pas le carburant de leur voiture.

Il est également possible que les cartes carburant autorisent le paiement de l’entretien des véhicules, péages, parkings, ainsi que d’autres dépenses et frais. Il faut par contre que cela ait été décidé au préalable entre l’utilisateur et le propriétaire du compte.

Finalement, ces cartes offrent également un suivi rigoureux en termes de consommation de carburant et de facturation. Sous votre demande, des rapports en temps réel peuvent vous être envoyés. Cela vous permet de mesurer vos dépenses et de rester informé sur votre consommation globale, moyenne, etc. De l’autre coté, l’entreprise peut également checker vos frais en termes d’essence et prendre les mesures nécessaire en connaissance de cause.

Comment bien choisir sa carte carburant ?

Peu importe l’enseigne avec laquelle vous collaborerez, la carte essence ne permet pas en fait de bénéficier de réduction, de collecte de points ou encore d’action particulière. La seule chose que vous recevrez éventuellement sont des remises de fidélités de la part de votre fournisseur pétrolier. Dès lors n’en faites pas un critère de choix!

Par ailleurs, les critères intéressants pour bien choisir ce carte carburant sont les suivants. Premièrement, faites attention à la fourchette de prix du carburant pratiquée par votre enseigne. Il ne serait en effet pas optimal ni raisonnable que vos employés paient les prix les plus élevés du marché. Notre conseil, procédez à une petite étude de marché afin de pouvoir comparer les prix de la concurrence.

Le deuxième critère important est le délai d’encaissement et de facturation. Dans le cas où vous êtes préoccupés par le coût que les dépenses en carburant vont représenter, optez pour un fournisseur prélevant le montant tous les quinze jours et qui vous propose également un logiciel de suivi. À l’inverse, vous pouvez vous tourner vers une facturation mensuelle ou bimensuelle.

Pour finir, considérez la zone géographique sur laquelle votre activité est déployée. Certaines marques seront restreintes au territoire belge, d’autre à la zone Benelux et d’autres encore sont ouvertes à toute Europe et d’autres encore pourront être utilisées à l’international.

Prenez également en compte les autres options telles que le dépannage gratuit 24h/24h, le paiement de péages, etc.

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Indépendants, PME, multinationales

Il est vrai que les besoins d’un indépendant et d’une petite entreprise ne sont pas les mêmes que ceux d’une multinationale. Dans le cas d’une petite entreprise, faites attention à évaluer correctement la zone géographique dans laquelle opère votre activité. Dans le cas où celle-ci est réduite, envisagez davantage une carte monomarque. En revanche, une multinationale à un nombre de collaborateurs largement plus élevé, un budget plus important et surtout un pouvoir de négociation supérieur. Dès lors, prenez en compte tous les éléments afin de prendre la meilleure décision.

De plus, évaluez le type de conducteur également. En effet, les besoins en termes de carburant ne seront pas les mêmes pour un conducteur de camion qu’un conducteur d’un véhicule automobile standard. L’employé conduisant une voiture pourra utiliser son véhicule pour ses déplacements personnels alors qu’une conducteur de camion n’ira pas faire ses courses avec celui-ci.

station essence

Carte carburant :  5 critères de base!

  • Prix fixe ou variable : de manière mensuelle ou hebdomadaire, achetez votre carburant à un tarif fixe. Il sera le même dans toutes les stations, pays, régions dans lesquelles vous vous rendrez.
  • Monomarque ou multimarque : prenez une carte utilisable chez un fournisseur unique ou plusieurs d’entre eux.
  • Type de carburant
  • Frais cachés: faites attention aux frais cachés. Il est possible que des frais de factures, frais supplémentaires, frais de gestion, etc. vous soient chargés. Ceci pour éviter les surprises en fin de moi.
  • Administration : les fournisseurs proposent certains services accompagnant la carte carburant tels qu’une application de gestion en ligne et de géolocalisation des stations-essence, ou des outils de gestion. Optez pour l’offre qui vous convient le mieux au vu de l’ensemble de ces services supplémentaires.

Différents types de carte carburant

Il existe différents type de carte carburant auxquels vous pouvez souscrire.

Carte multimarque

Les cartes multimarques sont fortement utilisés. Elles viennent avec des avantages intéressants comme un réseau de stations-service important. En effet, vous pourrez vous rendre à près de 2600 pompes à essence différentes dans tout l’espace BENELUX.

De plus, vous recevrez le meilleur service possible. Puisque les stations-essence sont en compétition l’une avec les autres, elles se doivent d’égaliser la qualité offerte ainsi que les services offerts pour garder leur place sur le marché. De part cette recherche d’offrir autant voir plus à ses clients, elles optimisent toujours plus leur offre. Vous ne serez pas déçus !

Il s’agit de pouvoir vous rendre n’importe où, vous fait gagner un temps fou. Plus besoin de chercher où est la pompe la plus proche à laquelle vous êtes tenus de vous rendre. Aussi, fini de tomber en panne, la pompe la plus proche sera la vôtre.

Finalement, vous bénéficierez de prix bas constants renouvelés de manière hebdomadaire.

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Carte hybride

Les carte carburant hybrides vous permettent d’une part de faire un plein d’essence classique mais également vous donne accès aux bornes électriques pour recharger vos véhicules (électriques).

1850 stations services en Belgique

3500 partenaires dans le Benelux

10000 endroits possibles de recharger votre voiture dans le Benelux

carte hybride

Carte prépayée

Comme son nom l’indique, le principe d’une carte carburant prépayée est de mettre, à l’avance, un montant prédéfini sur la carte. Il s’agira en fait de la recharger une fois que le montant est épuisé.

De cette manière, en tant qu’employeur et chef d’entreprise, ça vous permet non seulement de garder le contrôle sur la consommation de carburant de vos collaborateurs et employés. Mais ça vous donne également plus de contrôle sur ce que représente ces coûts. En effet, ce coût qui peut s’avérer variable se voit être davantage fixe.

Enfin, à l’activation de la carte, vous devrez mettre un montant entre 15€ et 250€. Elle sera valable 1 an. Par ailleurs, elle est gratuite et sans frais au départ.

Carte Europe

Une carte Europe est simplement une carte qui vous autorise à faire vos pleins d’essence partout en Europe. Grâce à celle-ci, vous augmenterez la productivité de vos employés et faciliterez la gestion de cet aspect pour tous. Parmi d’autres, Lukoil, Shell et Total sont trois grand fournisseurs en carburant présents partout en Europe.

Combien coûte une carte carburant ?

Bien qu’un prix précis ne peut être déterminé qu’au cas pas cas, voici une idée de ce qui est pratiqué sur le marché.

15€ de frais d’ouverture

1€ – 2€/mois par carte (HTVA)

Néanmoins, ces prix peuvent augmenter si vous décidez d’offrir à vos employés des options et services supplémentaires. Voici une courte liste de ce à quoi il est possible de souscrire également.

  • Service de nettoyage
  • Extension territoriale (Europe, Benelux)
  • Suivi de la consommation du carburant
  • Application mobile et géolocalisation des pompes à essence
  • Facturation papier. La facturation électronique est comprise d’emblée et gratuite. Recevoir les factures papier est possible moyennant des frais mensuels de plus ou moins 2€ HTVA

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Distributeurs de cartes de carburant en Belgique

L’offre en termes de distributeurs de carburant est large.

Carte Carburant Avia

  • Un réseau de 400 stations-service
  • Prix en baisse
  • Partenaire de Power et Octa+
  • Factures 100% transparentes

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Carte carburant Total

  • Facile à utiliser
  • Simple à utiliser
  • Grand réseau en Europe
  • Récupération simple de la TVA

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Carte carburant Q8

  • 365 stations-service en Belgique
  • Vue d’ensemble au niveau administratif
  • Réduction à la pompe
  • PME, profession libérale ou entreprise

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Carte carburant Maes

  • Maes Mobility comme moyen de paiement
  • Frais d’abonnement mensuel fixe
  • Application pratique
  • Plus de 11 000 stations-service

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Carte carburant Makro

  • Plus de 1 300 stations-service
  • Trois mois d’essais gratuits
  • Gestion par Velocity
  • Détails de la transaction sur la facture

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FleetPass

Network Fuel Card

  • Idéal pour les véhicules légers
  • Facturation pratique
  • Réalisez des économies
  • 2.600 stations-service en Belgique & Benelux

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Le fonctionnement de la carte essence

Comme vous aurez pu le comprendre, la carte essence est un moyen de paiement mise à disposition des travailleurs d’une entreprise. L’utilisateur de la carte possèdera un code PIN, tel une carte de banque classique.

Chacune des cartes carburant est assimilée à son véhicule ou à son détenteur. De la même manière, il faudra renseigner et programmer la carte pour un certain type de carburant. De plus, il est possible qu’au moment du paiement, l’on demande au travailleur de donner son numéro de plaque. Certaines cartes demanderont également de fournir le kilométrage du véhicule.

carte carburant paiement

Certaines options permettront également d’interdire de payer avec la carte dans des intervalles de temps trop rapprochés ou bien effectués hors heures de travail ou encore d’une certaine zone géographique.

Avec toutes ces petites astuces, il ne sera pas possible pour vos employés de vous tromper. Elles sont facile à utilisés et profitables pour tous. L’employeur peut également récupérer rapidement et simplement la TVA étant donné qu’il n’y a plus besoin d’imprimer les tickets de paiement.

Avantages d’une carte essence

Les premiers bénéficiaires de la carte essence sont les employés. Ainsi, leurs principaux avantages sont :

  • Pratique et facile. Ils peuvent utiliser leur carte parfois dans plusieurs stations-essence.
  • L’employé ne doit plus se soucier d’avancer l’argent pour son carburant. Fini de rentrer des notes de frais ainsi que la gestion administrative qui les accompagne.
  • De nombreux autres services accompagnent ces cartes tels que l’entretien et le nettoyage du véhicule.

Bien que l’usager de la carte carburant est l’employé, celle-ci bénéficie également à l’employeur. Ainsi l’employeur jouit des avantages suivants :

  • La carte vous permet de réduire les coûts de votre entreprise. Pour des raisons de fidélité et de souscription, certaines réductions vous seront attribuées.
  • Vous avez le total contrôle des dépenses de votre entreprise à ce niveau-là. Un plafond de dépenses, un nombre limité d’utilisation, une limite géographique sont, entre autres, un moyen efficace pour contrôler la consommation de carburant de vos employés.
  • Dites au revoir à la gestion des notes de frais et des avances. Ce coté administratif est simplifié puisqu’avec les cartes carburants sont envoyés des rapports complets de consommation.
  • Ce sont des cartes de même type que des cartes de banques classiques. L’utilisation des cartes est sécurisée par un code PIN et autre système anti-fraude.

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Législation applicable

La carte carburant est régie par des lois sociales mais également des lois fiscales qui permettent à l’employeur et à l’employé de faire des économies.

Règles sociales

Les règles sociales qui gouvernent l’utilisation de la carte carburant sont applicables dans deux cas; quand un employé utilise son véhicule personnel ou quand il s’agit d’une voiture de société.

Véhicule personnel

Dans le cas où la carte carburant est attribuée à un travailleur pour son véhicule personnel, trois situations sont plausibles:

  • Déplacements du domicile au lieu de travail

Là, on se trouve dans une situation similaire de type remboursement de notes de frais. La seule différence est que l’employé ne doit pas avancer l’argent; il paie directement avec la carte essence.

Dans ce cas, l’usage de la carte n’est pas assujetti au calcul des cotisations de sécurité sociale.

  • Déplacements strictement privés

Ici, l’usage de la carte est soumis aux cotisations de sécurité sociale étant donné que l’employé l’utilise uniquement pour ses déplacements personnels.

  • Déplacements strictement professionnels

La carte essence ne fait pas l’objet du calcul des cotisations de sécurité sociale.

Véhicule professionnel

Quand la carte carburant est octroyée pour une utilisation professionnelle uniquement et associée avec une voiture de société, deux situations sont possibles:

  • Déplacements du domicile au lieu de travail et strictement privés

Dans ce cas, l’utilisation gratuite du véhicule et de la carte carburant ne sont pas assujetties aux cotisations de sécurité sociale. Une cotisation de solidarité devrait être payée par l’employeur.

  • Déplacements professionnels

Ici, l’employeur ne doit pas payer la cotisation CO2 de solidarité.

carte carburant économies

Règles fiscales

Différentes lois fiscales sont applicables tant à l’employeur qu’à l’employé.

En tant qu’employé avec son propre véhicule…

Si un employé utilise une carte carburant pour son propre véhicule, alors il existe deux cas de figures potentiels:

  • Carte carburant à des fins privées

La carte est considérée comme un avantage tout à fait imposable. On imposera donc la valeur réelle de ces frais de carburant.

  • Carte carburant à des fins professionnelles

L’utilisation de la carte ne sera pas appréciée comme une figure imposable.

En tant qu’employé avec un véhicule de société…

Quand l’employé utilise une carte essence associée avec un véhicule professionnel, il y a deux concours d’actions sont possibles:

  • Carte carburant à des fins privées

La carte carburant est alors déjà considérée dans le montant de l’avantage imposable de la voiture de société.

  • Carte carburant à des fins professionnelles

La carte n’est pas considérée comme un avantage imposable pour le travailleur.

En tant qu’employeur…

Dans le chef de l’employeur, le régime fiscal est le même qu’il dispose d’une véhicule personnel ou de travail. Le type de déplacement en revanche importe.

  • Carte carburant à des fins privées

Les frais de déplacement sont déductibles à l’égal d’une rémunération.

  • Carte carburant à des fins professionnelles

Quand l’employé utilise la carte carburant à des fins professionnelles, les frais sont propres à l’employeur et sont déductibles comme des frais professionnels.

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