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FRQuels sont les avantages d’une carte carburant en 2024 ?
La carte carburant est devenue un outil incontournable pour les entreprises belges en 2024. En plus de permettre des économies sur les dépenses en carburant, elle facilite la gestion administrative et la gestion des flottes de véhicules. En 2024, les solutions proposées sont encore plus diversifiées et offrent une large gamme d’avantages. Voici les principaux avantages des cartes carburants pour employeurs et employés !
Sommaire
Total, Shell, Q8 : les 5 avantages clé d’une carte essence professionnel pour l’employeur en Belgique
1. Un outil de gestion et de contrôle de la flotte
Pour les entreprises, la gestion d’une flotte automobile est souvent un défi de taille, tant sur le plan financier que logistique. Les cartes carburant offrent une solution clé pour contrôler les dépenses et optimiser l’utilisation des véhicules.
En équipant chaque véhicule d’une carte carburant, l’employeur peut facilement surveiller et limiter les dépenses de ses employés. Il est possible d’instaurer des plafonds de consommation pour éviter les excès et de restreindre l’utilisation de la carte à des zones géographiques spécifiques ou à des déplacements professionnels uniquement.
De plus, l’utilisation d’une carte carburant permet une vision claire et centralisée des rapports de transactions, ce qui est particulièrement utile pour les entreprises gérant une flotte importante. Cela permet de détecter rapidement les anomalies dans l’usage des véhicules et d’optimiser les trajets pour réduire les coûts.
Grâce à ce système de gestion précis, il est plus facile de planifier les dépenses futures et d’ajuster le budget en conséquence. Cela permet non seulement de mieux gérer les coûts, mais aussi de garantir une utilisation plus efficace des ressources de l’entreprise.
2. Une facturation simplifiée
L’un des aspects les plus appréciés par les entreprises utilisant des cartes carburant est la facturation mensuelle ou bimensuelle. Toutes les dépenses en carburant, ainsi que les autres frais liés à l’utilisation des véhicules (péages, services d’entretien, etc.), sont regroupés sur une seule facture, simplifiant ainsi la gestion comptable.
Les cartes carburant offrent également la possibilité d’une récupération simplifiée de la TVA, ce qui constitue un autre atout financier pour les entreprises. Grâce à ces factures consolidées, il devient beaucoup plus facile pour les entreprises de suivre et de comptabiliser leurs dépenses. Ce système permet également d’éviter les erreurs fréquentes liées à la gestion manuelle des notes de frais.
Certaines cartes, comme l’HybridCard, permettent également de calculer automatiquement la taxe kilométrique pour les poids lourds de plus de 3,5 tonnes. Cette taxe est souvent requise pour l’utilisation de certaines routes, et l’inclure directement dans la facture permet de simplifier encore davantage les démarches administratives pour les entreprises.
En plus d’offrir une vue d’ensemble des dépenses, cette facturation simplifiée permet aux gestionnaires de flotte de mieux planifier les dépenses futures et de prendre des décisions éclairées pour optimiser l’utilisation des véhicules.
3. Des tarifs plus avantageux sur le carburant
Un des avantages majeurs des cartes carburant réside dans les tarifs préférentiels accordés aux entreprises. En effet, beaucoup de fournisseurs proposent des réductions sur les prix à la pompe, ce qui permet aux entreprises de réaliser des économies considérables sur leurs achats de carburant.
Les remises peuvent varier en fonction du fournisseur et de la consommation de carburant de l’entreprise, mais elles peuvent aller jusqu’à 10 centimes par litre. Cela peut sembler peu à première vue, mais pour une entreprise gérant une flotte importante de véhicules, ces économies s’accumulent rapidement et peuvent représenter plusieurs milliers d’euros par an.
Par ailleurs, certaines cartes offrent des prix fixes sur une période déterminée, protégeant ainsi les entreprises contre les fluctuations des prix du carburant. Par exemple, un employeur peut bénéficier d’un prix fixe chaque semaine, ce qui lui permet de mieux planifier son budget et de ne pas être pris de court par une augmentation soudaine des tarifs à la pompe.
4. Un gain de temps pour les employeurs & employés
Outre les économies réalisées, l’utilisation d’une carte carburant offre un véritable gain de temps tant pour les employeurs que pour les employés. Pour les salariés, cela signifie qu’ils n’ont plus à avancer d’argent pour le carburant ni à remplir des notes de frais. Tout est directement pris en charge par l’entreprise via la carte carburant, ce qui simplifie grandement leur quotidien.
De plus, le réseau de stations-services dans lequel ces cartes sont acceptées est généralement vaste, ce qui permet aux employés de trouver facilement un endroit pour faire le plein, même lorsqu’ils sont en déplacement. Ils n’ont donc pas à se soucier de rechercher une station spécifique pour utiliser leur carte, ce qui leur fait gagner un temps précieux.
Pour l’employeur, le gain de temps se traduit par une réduction significative des démarches administratives. Grâce aux rapports de transactions disponibles en ligne, il est possible de suivre en temps réel l’utilisation des cartes, de visualiser les dépenses et de détecter rapidement tout usage non conforme.
Ce moyen de paiement centralisé permet également d’éviter les erreurs humaines dans la gestion des notes de frais et offre une solution beaucoup plus fluide et efficace pour la gestion quotidienne de la flotte.
5. Des services complémentaires associés
Au-delà du carburant, les cartes carburant offrent souvent des services complémentaires très utiles pour les entreprises, notamment dans le cadre de la gestion de leur flotte. Par exemple, certaines cartes permettent de régler directement les péages autoroutiers ou de payer pour des services d’entretien comme le lavage des véhicules.
Ces services complémentaires permettent aux entreprises de centraliser encore plus de frais sur une seule carte, ce qui facilite à nouveau la gestion administrative. En outre, les entreprises peuvent négocier des réductions sur ces services, ce qui leur permet de réaliser des économies supplémentaires sur des dépenses liées aux véhicules.
Les poids lourds, par exemple, peuvent bénéficier de services spécialisés comme le paiement de la taxe kilométrique ou des péages internationaux, ce qui est particulièrement pratique pour les entreprises qui opèrent à l’échelle européenne. Ces services permettent aux employeurs de mieux contrôler leurs coûts tout en facilitant les déplacements professionnels de leurs employés.
Et quels sont les avantages pour l’employé de la carte carburant pro ?
Les employés bénéficient également de nombreux avantages grâce à l’utilisation d’une carte carburant. Non seulement cela leur permet de ne pas avancer les frais de carburant, mais ils profitent également de la simplicité et de la flexibilité qu’offre cette solution.
Un avantage de toute nature octroyé en complément de sa rémunération (dans certains cas)
Dans certains cas, l’utilisation d’une carte carburant par un employé peut être considérée comme un avantage de toute nature. Cet avantage, qui vient s’ajouter à sa rémunération, peut être soumis à une imposition en fonction de son utilisation, notamment s’il utilise la carte pour des fins personnelles.
L’avantage imposable est calculé en fonction de l’utilisation réelle de la carte et doit être déclaré à l’administration fiscale via le formulaire 281.10. Cependant, cet avantage reste globalement positif pour l’employé puisqu’il lui permet de bénéficier d’une prise en charge partielle ou totale de ses dépenses en carburant, ce qui peut représenter une économie significative.
Un gain de temps et d’autonomie
L’autre grand avantage pour les employés est sans conteste le gain de temps et la simplicité d’utilisation. Ils n’ont plus à conserver les tickets de caisse pour justifier leurs dépenses, ni à attendre un remboursement sur leur fiche de paie. La carte carburant leur offre une autonomie totale dans la gestion de leurs déplacements professionnels.
En outre, les employés ont généralement accès à un large réseau de stations-services partenaires, leur permettant de faire le plein partout en Belgique, voire en Europe, sans contrainte. Certains systèmes de carte permettent même aux employés de consulter leurs rapports de transactions en ligne, leur offrant une transparence totale sur leurs dépenses.
Quels sont les inconvénients d’une carte carburant ?
Bien que les cartes carburant présentent de nombreux avantages, elles peuvent aussi comporter certains inconvénients. Tout d’abord, les frais associés à certaines cartes peuvent être élevés, avec des frais d’abonnement annuels et des coûts d’ouverture de compte. Ces coûts doivent être pris en compte dans le budget de l’entreprise.
De plus, certaines cartes carburant ne sont valables que dans un réseau restreint de stations-services, ce qui peut limiter leur utilisation pour les employés qui se déplacent dans des zones géographiques spécifiques.
Quelle est la meilleur carte carburant ?
Le choix de la meilleure carte carburant dépend des besoins spécifiques de chaque entreprise. Certaines cartes seront plus adaptées aux grandes flottes, avec des remises plus importantes et des services complémentaires comme la gestion des péages, tandis que d’autres cartes sont plus orientées vers les PME ou les travailleurs indépendants.
Il est essentiel de comparer plusieurs offres et de bien évaluer les besoins de votre entreprise avant de faire un choix. Faites une demande de devis gratuite et sans engagement pour obtenir une carte carburant adaptée à votre entreprise !
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